Rollerna: vem ansvarar för vad?
Du som salongsägare är personuppgiftsansvarig för dina kunders uppgifter. Leverantören av AI-receptionisten är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna på ditt uppdrag. Det regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal, DPA, som hos Vyon signeras automatiskt när du aktiverar tjänsten.
Vad ska kunden få veta?
Vyon informerar uppringaren i samtalets början, och du får ett färdigt informationsmanus att lägga på din bokningssida. Hos Vyon lagras ljudinspelningar i 90 dagar och transkript i 30 dagar, all data krypterad inom EU.
Att en AI svarar och att samtalet spelas in och transkriberas- Varför: för att kunna boka rätt och för kvalitetssäkring
- Hur länge uppgifterna sparas
- Att kunden kan begära utdrag, rättelse eller radering
Checklista innan du slår på AI i telefonen
- Biträdesavtal med leverantören finns
- Information till uppringare spelas upp i samtalet
- GDPR-text finns på bokningssidan eller i salongen
- Gallringstider för inspelningar och transkript är kända
- Rutin finns för den som begär radering
Vanliga frågor
Måste kunden samtycka till inspelningen?
Grunden är normalt berättigat intresse och avtal, inte samtycke, men kunden ska alltid informeras tydligt och kan invända.
Var lagras uppgifterna?
Hos Vyon lagras data krypterat inom EU. Överföringar till underleverantörer utanför EES sker med EU-kommissionens standardavtalsklausuler.